Rovaniemen kaupunki on ottanut Trimble Feedback järjestelmän käyttöön 2.12.2019. Tästä lähtien kaikki Rovaniemen kaupungille osoitetut palautteet käsitellään tämän järjestelmän kautta.

Saadut palautteet pyritään käsittelemään viidessä arkipäivässä. Mikäli tämä ei ole tosiasiallisesti mahdollista, annetaan ensimmäinen vastaus palautteeseen kuitenkin viiden arkipäivän kuluessa.

Palautteenantaja pääsee seuraamaan prosessin etenemistä ja palautteensa tilaa verkkopalvelussa henkilökohtaisen käyttäjätilinsä kautta. Kaupunki voi julkaista palautteet yleisölle, jolloin samoihin asioihin kohdistuvat kyselyt vähenevät. Kaikista annetuissa palautteista on lähtökohtaisesti julkaisulupa, mutta palautetta ei julkaista, mikäli se sisältää esimerkiksi arkaluonteista tietoa. Päätöksen palautteen julkaisusta tekee palautteen käsittelijä.

- Palautteeseen ei tule kirjoittaa arkaluonteista tietoa, kuten henkilötunnuksia, pankkitilin numeroita, tietoja terveydestä tms.

- Kiireelliset palautteet tulee antaa aina puhelimitse suoraan asianomaisen palveluntuottajan palvelu- tai päivystysnumeroihin.

- Mikäli haluat palautteellesi henkilökohtaisen vastauksen, ilmoita puhelinnumerosi tai sähköpostiosoitteesi ja valitse “Haluan yhteydenottoa”-kohdassa sopiva vaihtoehto. Tarkistathan myös, että “Haluan yhteydenottoa”-kohta on rastitettu. Huomioithan, että sähköpostivastaus saattaa ohjautua roskapostilaatikkoon.

- Palautteen käsittelyä ja jatkotoimia varten pyydetään oleelliset sijaintitiedot ilmoittamaan mahdollisimman tarkasta palvelussa olevalle kartalle etenkin ympäristöä koskevissa palautteissa.

- Palautejärjestelmä on tarkoitettu ensisijaisesti kaupungille osoitettujen palautteiden käsittelyyn. Järjestelmän kautta ei voi toimittaa asiakirjoja kaupungille, maksaa kaupungin laskuja, tehdä toimenpide-ehdotuksia tai varata vastaanottoaikoja.